Политика безопасности
Положение об обработке и защите персональных данных в базах персональных данных, владельцем которых является продавец
1. Общие понятия и область применения.
1.1. Определение терминов:
база персональных данных – именуемая совокупность упорядоченных персональных данных в электронной форме и/или в форме картотек персональных данных;
ответственное лицо – определенное лицо, организующее работу, связанную с защитой персональных данных при их обработке в соответствии с законом;
владелец базы персональных данных – физическое или юридическое лицо, которому законом или с согласия субъекта персональных данных предоставлено право на обработку этих данных, утверждающее цель обработки персональных данных в этой базе данных, устанавливает состав этих данных и процедуры их обработки, если иное не определено законом;
согласие субъекта персональных данных – добровольное волеизъявление физического лица (при условии его осведомленности) о предоставлении разрешения на обработку его персональных данных в соответствии со сформулированной целью их обработки, выраженной в письменной форме или в форме, позволяющей сделать вывод о предоставлении согласия;
обезличивание персональных данных – извлечение сведений, позволяющих идентифицировать личность;
обработка персональных данных – любое действие или совокупность действий, совершенных полностью или частично в информационной (автоматизированной) системе и/или в картотеках персональных данных, связанные с сбором, регистрацией, накоплением, хранением, адаптацией, изменением, обновлением, использованием и распространением (распространением, реализацией, передачей);
персональные данные – сведения или совокупность сведений о физическом лице, которое идентифицировано или может быть конкретно идентифицировано, и могут включать запись одного или нескольких куки или анонимных идентификаторов, также куки и анонимные идентификаторы, когда субъект персональных данных взаимодействует с услугами, которые могут быть наши партнеры. явно обнародованные субъектом персональных данных и другие данные;
распорядитель базы персональных данных – физическое или юридическое лицо, которому владельцем базы персональных данных или законом предоставлено право обрабатывать эти данные.
Не является распорядителем базы персональных данных лицо, которому владельцем и/или распорядителем базы персональных данных поручено производить работы технического характера с базой персональных данных без доступа к содержанию персональных данных;
субъект персональных данных – физическое лицо, в отношении которого в соответствии с законом осуществляется обработка его персональных данных;
третье лицо – любое лицо, за исключением субъекта персональных данных, владельца или распорядителя базы персональных данных и уполномоченного государственного органа по вопросам защиты персональных данных, которому владельцем или распорядителем базы персональных данных осуществляется передача персональных данных в соответствии с законом;
особые категории данных – персональные данные о расовом или этническом происхождении, политических, религиозных или мировоззренческих убеждениях, членстве в политических партиях и профессиональных союзах, а также данные, касающиеся здоровья или половой жизни.
1.2. Настоящее Положение является обязательным для применения ответственным лицом и сотрудниками продавца, непосредственно осуществляющими обработку и/или имеющими доступ к персональным данным в связи с исполнением своих служебных обязанностей.
2. список баз персональных данных.
2.1. Продавец является владельцем следующих баз персональных данных:
основа персональных данных контрагента.
3. Цель обработки персональных данных.
3.1. Целью обработки персональных данных в системе есть хранение и обслуживание данных контрагентов в соответствии со статьями 6, 7 Закона Украины «О защите персональных данных».
3.2. Целью обработки персональных данных является обеспечение реализации гражданско-правовых отношений, предоставление/получение и осуществление расчетов за приобретенные товары/услуги в соответствии с Налоговым кодексом Украины, Законом Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» и другими обязанностями, возложенными законом на владельца персональных данных, для защиты законных интересов владельца персональных данных или третьего.
3.3. Целью обработки персональных данных является создание и реализации бонусных программ, программ лояльности, отправка сообщений в виде email-писем, сообщений в Viber, SMS-сообщений, сообщений в мобильном приложении, сообщений веб-браузера, в том числе с целью отправки коммерческих предложений, с целью улучшения качества предоставления услуг, формирование рейтингов, анализа маркетинговых рассылок (новости, акции компании, информация об акциях, промокодах и скидках, персональные рекомендации, персональные скидки и предложения), содержащие информацию о товарах и/или услугах, рекламных и коммерческих предложениях по таким товарам и/или услугам и т.д.
4. Порядок обработки персональных данных. Получение согласия, уведомления о правах и действиях по персональным данным субъекта персональных данных.
4.1. Обработка персональных данных, используемых для выполнения целей обработки, предусмотренных п. 3.2 настоящего Положения, осуществляется на основании статьи 11 Закона Украины “О защите персональных данных”.
4.2. Обработка персональных данных, используемых для выполнения целей обработки, предусмотренных п. 3.3 настоящего Положения, осуществляется на основании согласия субъекта персональных данных или для выполнения акцептованных субъектом персональных данных оферт, включая оформление подписок.
4.2.1. Согласие субъекта персональных данных должно быть добровольным волеизъявлением физического лица о предоставлении разрешения на обработку его персональных данных согласно сформулированной цели их обработки. Согласие субъекта персональных данных может быть предоставлено в следующих формах:
документ на бумажном носителе с реквизитами, позволяющий идентифицировать этот документ и физическое лицо;
электронный документ, содержащий обязательные реквизиты, позволяющие идентифицировать этот документ и физическое лицо. Добровольное волеизъявление физического лица о предоставлении разрешения на обработку его персональных данных целесообразно удостоверять электронной подписью субъекта персональных данных.
отметка на электронной странице документа или электронном файле, обрабатываемая в информационной системе на основе документированных программно-технических решений.
4.3. Уведомление субъекта персональных данных о включении его персональных данных в базу персональных данных, права, определенные Законом Украины «О защите персональных данных», цель сбора данных и лиц, которым передаются его персональные данные, осуществляется при оформлении гражданско-правовых отношений в соответствии с действующим законодательством.
4.4. Обработка персональных данных о расовом или этническом происхождении, политических, религиозных или мировоззренческих убеждениях, членстве в политических партиях и профессиональных союзах, а также данных, касающихся здоровья или половой жизни (особые категории данных) запрещается.
5. Местонахождение базы персональных данных.
5.1. Указанные в разделе 2 настоящего Положения базы персональных данных находятся по адресу продавца.
6. Условия раскрытия информации о персональных данных третьим лицам.
6.1. Порядок доступа к персональным данным третьих лиц определяется условиями согласия субъекта персональных данных, предоставленного владельцу базы персональных данных для обработки данных, с целью выполнения взятых обязательств перед субъектом персональных данных или в соответствии с требованиями закона.
6.2. Доступ к персональным данным третьему лицу не предоставляется, если указанное лицо отказывается взять на себя обязательство по обеспечению выполнения требований Закона Украины “О защите персональных данных” или не может их обеспечить.
6.3. Субъект отношений, связанных с персональными данными, подает запрос о доступе (далее – запрос) к персональным данным владельцу базы персональных данных.
6.4. В запросе указываются:
фамилия, имя, отчество, место жительства (место нахождения) и реквизиты документа, удостоверяющего физическое лицо, подающее запрос (для физического лица – заявителя);
наименование, местонахождение юридического лица, подающего запрос, должность, фамилию, имя, отчество лица, удостоверяющего запрос; подтверждение того, что содержание запроса соответствует полномочиям юридического лица (для юридического лица – заявителя);
фамилия, имя, отчество, а также другие сведения, позволяющие идентифицировать физическое лицо, относительно которого делается запрос;
сведения о базе персональных данных, по которой подается запрос или сведения о владельце или распорядителе этой базы;
список запрашиваемых персональных данных;
цель запроса.
6.5. Срок изучения запроса на его удовлетворение не может превышать десяти рабочих дней со дня поступления.
В течение этого срока владелец базы персональных данных сообщает лицу, подающему запрос, что запрос будет удовлетворен или соответствующие персональные данные не подлежат предоставлению с указанием основания, определенного в соответствующем нормативно-правовом акте.
Запрос удовлетворяется в течение тридцати календарных дней со дня поступления, если иное не предусмотрено законом.
6.6. Все работники владельца базы персональных данных обязаны соблюдать требования конфиденциальности персональных данных и информации по счетам в ценных бумагах и обращения ценных бумаг.
6.7. Отсрочка доступа к персональным данным третьих лиц допускается, если необходимые данные не могут быть предоставлены в течение тридцати календарных дней со дня поступления запроса. При этом общий срок решения вопросов, поднятых в запросе, не может превосходить сорока пяти календарных дней.
6.8. Уведомление об отсрочке доводится до сведения третьего лица, подавшего запрос, в письменной форме с разъяснением порядка обжалования такого решения.
6.9. В сообщении об отсрочке указываются:
фамилия, имя, отчество должностного лица;
дата отправки сообщения;
причина отсрочки;
срок, в течение которого будет удовлетворен запрос.
6.10. Отказ в доступе к персональным данным допускается, если доступ к ним запрещен по закону.
6.11. В сообщении об отказе указываются:
фамилия, имя, отчество должностного лица, отказывающего в доступе;
дата отправки сообщения;
причина отказа.
6.12. Решение об отсрочке или отказе в доступе к персональным данным может быть обжаловано в уполномоченный государственный орган по вопросам защиты персональных данных, других органов государственной власти и органов местного самоуправления, к полномочиям которых относится осуществление защиты персональных данных или в суде.
7. Защита персональных данных: способы защиты, ответственное лицо, работники, непосредственно осуществляющие обработку и/или имеющие доступ к персональным данным в связи с исполнением своих служебных обязанностей, срок хранения персональных данных.
7.1. Владелец базы персональных данных оборудован системными и программно-техническими средствами и средствами связи, которые предотвращают потери, кражи, несанкционированное уничтожение, искажение, подделку, копирование информации и отвечают требованиям международных и национальных стандартов.
7.2. Ответственное лицо организует работу, связанную с защитой персональных данных при их обработке в соответствии с законом. Ответственное лицо определяется приказом владельца базы персональных данных.
Обязанности ответственного лица по организации работы, связанной с защитой персональных данных при их обработке, указываются в должностной инструкции.
7.3. Ответственное лицо обязано:
знать законодательство Украины в сфере защиты персональных данных;
разработать процедуры доступа к персональным данным работников в соответствии с их профессиональными или служебными или трудовыми обязанностями;
обеспечить исполнение сотрудниками Владельца базы персональных данных требований законодательства Украины в сфере защиты персональных данных и внутренних документов, регулирующих деятельность владельца базы персональных данных по обработке и защите персональных данных в базах персональных данных;
разработать порядок (процедуру) внутреннего контроля за соблюдением требований законодательства Украины в сфере защиты персональных данных и внутренних документов, регулирующих деятельность владельца базы персональных данных по обработке и защите персональных данных в базах персональных данных, который, в частности, должен содержать нормы по периодичности такого контроля;
сообщать Владельцу базы персональных данных о фактах нарушений работниками требований законодательства Украины в сфере защиты персональных данных и внутренних документов, регулирующих деятельность владельца базы персональных данных по обработке и защите персональных данных в базах персональных данных, в срок не позднее одного рабочего дня с момента выявления таких нарушений;
обеспечить хранение документов, подтверждающих предоставление субъектом персональных данных согласия на обработку своих персональных данных и уведомления указанного субъекта о его правах.
7.4. В целях выполнения своих обязанностей ответственное лицо имеет право:
получать необходимые документы, в частности, приказы и другие распорядительные документы, выданные Владельцем базы персональных данных, связанные с обработкой персональных данных;
делать копии из полученных документов, включая копии файлов, любых записей, хранящихся в локальных вычислительных сетях и автономных компьютерных системах;
участвовать в обсуждении выполняемых им обязанностей организации работы, связанной с защитой персональных данных при их обработке;
вносить на рассмотрение предложения по улучшению деятельности и совершенствованию методов работы, представлять замечания и варианты устранения выявленных недостатков в процессе обработки персональных данных;
получать пояснения по вопросам осуществления обработки персональных данных;
подписывать и визировать документы внутри своей компетенции.
7.5. Работники, непосредственно осуществляющие обработку и/или имеющих доступ к персональным данным в связи с выполнением своих служебных (трудовых) обязанностей, обязаны соблюдать требования законодательства Украины в сфере защиты персональных данных и внутренних документов по обработке и защите персональных данных в базах персональных данных.
7.6. Работники, имеющие доступ к персональным данным, в том числе осуществляющие их обработку, обязаны не допускать разглашения каким-либо способом персональных данных, которые им были вверены или стали известны в связи с исполнением профессиональных или служебных или трудовых обязанностей. Такое обязательство действительно после прекращения ими деятельности, связанной с персональными данными, кроме случаев, установленных законом.
7.7. Лица, имеющие доступ к персональным данным, в том числе осуществляют их обработку, при нарушении ими требований Закона Украины «О защите персональных данных» несут ответственность в соответствии с законодательством Украины.
7.8. Персональные данные не должны храниться дольше, чем это необходимо для целей, для которых такие данные хранятся, но ни в коем случае не больше срока хранения данных, определенного согласием субъекта персональных данных на обработку этих данных.
8. Права субъекта персональных данных.
8.1. Субъект персональных данных имеет право:
знать о местонахождении базы персональных данных, содержащей его персональные данные, ее назначении и наименовании, местонахождении и/или местожительстве (нахождении) владельца или распорядителя этой базы или дать соответствующее поручение о получении этой информации уполномоченным им лицам, кроме случаев, установленных законом;
получать информацию об условиях предоставления доступа к персональным данным, включая информацию о третьих лицах, которым передаются его персональные данные, содержащиеся в соответствующей базе персональных данных;
на доступ к своим персональным данным, содержащимся в соответствующей базе персональных данных;
получать не позднее чем через тридцать календарных дней со дня поступления запроса, кроме случаев, предусмотренных законом, ответ о том, хранятся ли его персональные данные в соответствующей базе персональных данных, а также получать содержание его хранимых персональных данных;
предъявлять мотивированное требование с возражением против обработки своих персональных данных органами государственной власти, органами местного самоуправления при осуществлении полномочий, предусмотренных законом;
предъявлять мотивированное требование об изменении или уничтожении своих персональных данных любым владельцем и распорядителем этой базы, если эти данные обрабатываются незаконно или недостоверны;
на защиту своих персональных данных от незаконной обработки и случайной потери, уничтожения, повреждения в связи с умышленным сокрытием, непредоставлением или несвоевременным их предоставлением, а также на защиту от предоставления сведений, недостоверных или порочащих честь, достоинство и деловую репутацию физического лица;
обращаться по вопросам защиты своих прав, касающихся персональных данных, в органы государственной власти, органы местного самоуправления, к полномочиям которых относится осуществление защиты персональных данных;
применять средства правовой защиты при нарушении законодательства по защите персональных данных.
9. Порядок работы с запросами субъекта персональных данных.
9.1. Субъект персональных данных имеет право на получение каких-либо сведений о себе у любого субъекта отношений, связанных с персональными данными, без указания цели запроса, за исключением случаев, установленных законом.
9.2. Доступ субъекта персональных данных к данным о себе осуществляется бесплатно.
9.3. Субъект персональных данных представляет запрос на доступ (далее – запрос) к персональным данным владельцу базы персональных данных.
В запросе указываются:
фамилия, имя, отчество, место жительства (место нахождения) и реквизиты документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных;
другие сведения, позволяющие идентифицировать личность субъекта персональных данных;
сведения о базе персональных данных, по которой подается запрос или сведения о владельце или распорядителе этой базы;
список запрашиваемых персональных данных.
9.4. Срок изучения запроса на его удовлетворение не может превышать десяти рабочих дней со дня поступления.
9.5. В течение этого срока владелец базы персональных данных сообщает субъекту персональных данных, что запрос будет удовлетворен или что соответствующие персональные данные не подлежат предоставлению с указанием основания, определенного в соответствующем нормативно-правовом акте.
9.6. Запрос удовлетворяется в течение тридцати календарных дней со дня поступления, если иное не предусмотрено законом.